Médecins du Monde recrute UN.E CHARGE.E LOGISTIQUE-ACHATS
Description du poste
I. CONTEXTE DE LA MISSION
Depuis 1980, Médecins du Monde intervient en France et à l’International pour garantir un accès universel et durable aux soins. Médecins du Monde est un mouvement international indépendant de militants actifs qui soignent, témoignent et accompagnent le changement social. À partir de programmes médicaux innovants et d’un plaidoyer basé sur des faits, MdM met les personnes exclues et leurs communautés en
capacité d’accéder à la santé tout en se battant pour leurs droits à la santé. Cinq axes d’intervention structurent l’action de l’association :
soutien aux victimes des crises et des conflits, promotion de la santé sexuelle et reproductive (SSR), réduction des risques (RdR), soins aux populations migrantes et déplacées et réduction de l’impact de l’environnement sur la santé. Médecins du Monde France (MdM-F) a débuté
ses actions auprès des populations vulnérables de Côte d’Ivoire en 1986. Actuellement, l’association met en œuvre différents projets dont :
• Un projet de Réduction des Risques (RdR) auprès des personnes usagères de drogues (PUD) mené depuis 2015 à Abidjan. Son objectif
général est de contribuer à réduire les taux de mortalité et de morbidité pour les maladies infectieuses (notamment le VIH et la tuberculose) des populations usagères de drogues en Côte d’Ivoire. La troisième phase (2021 – 2023) a permis d’étendre le projet au Grand-Abidjan ainsi qu’à San Pedro, Bouaké et Yamoussoukro.
• Un projet de prévention et de prise en charge des lésions précancéreuses du col de l’utérus à Abidjan. Les activités préparatoires du projet
ont démarré en 2020 et le projet est mis en œuvre depuis 2021.
• Un projet visant à renforcer le système de santé et anticiper la gestion des conséquences d’un probable afflux de réfugié.e.s et de personnes déplacées internes (PDI) et/ou une instabilité accrue de la région du Bounkani, où des besoins de renforcement du système de santé des districts sanitaires de Téhini et de Doropo ont été identifiés. Ce projet est ouvert depuis début juillet 2023 à la suite d’une mission exploratoire réalisée en juillet 2022. Pour le renforcement de l’équipe Logistique dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, Médecins du Monde France en Côte d’Ivoire recherche un.e Chargé.e de logistique-Achats.
II. LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS
Le/La Chargé.e Logistique – Achats travaille :
Sous la responsabilité hiérarchique directe du/de la Logisticien.ne;
En étroite collaboration avec les équipes programme et les équipes support de la mission (Administration, Finance et HR)
III. NATURE DU CONTRAT : Contrat à durée déterminée de six (06) mois
renouvelables avec des déplacements occasionnels l’intérieur du pays. Date d’embauche probable : 02 mai 2024
IV. RESPONSABILITÉS ET TACHES
Sous la supervision directe du.de la Logisticien.ne, le/la Chargé.e Logistique
– Achats est:
• Responsable de l’approvisionnement de la mission ;
• Garant.e du respect et de la stricte application des procédures MdM notamment celles relatives aux achats ;
• En charge de saisir toutes les demandes, les commandes, les réceptions et la facturation dans outil de E-Procurement (ERP) ;
• Responsable de tous les reporting liés au suivi des achats et approvisionnement de la mission ;
• Responsable du classement et de l’archivage (physique et numérique) des documents liés aux achats.
Tâches
1. Réalisation de tous les achats de la mission
• Participe à l’élaboration des demandes d’achats ;
• Assure la réception et le traitement des demandes d’achats de biens et services exprimés par les demandeurs : consultation des fournisseurs, réception des devis, établissement des comparatifs, sélection des produits, négociation des conditions contractuelles et de paiement ;
• Elabore le dossier d’achat conformément aux procédures d’achat de MdM-F ;
• Fait le suivi régulier des achats et veille à la mise à jour régulière du fichier de suivi des achats ;
• Réalise l’archivage des dossiers d’achats physiques (classeurs/boites d’archive) et soft sur SharePoint ainsi que dans L’ERP.
• Participe à l’analyse du marché en tenant compte des critères environnementaux ;
• Recherche des sources d’approvisionnement fiables et transparentes ;
• Assure les achats dans le temps imparti par le demandeur en termes de qualité, prix et quantité.
3. Gestion de la chaîne d’approvisionnement et des commandes
• Assure l’élaboration des dossiers de consultations (appels d’offres inclus) dont la rédaction et la définition des cahiers de charges ;
• Réalise l’évaluation des offres fournisseurs en fonction du cahier des charges (nature de la prestation à délivrer, compréhension des besoins …) ;
• Organise des séances de soutenances fournisseurs et de négociations des conditions d’achat ;
• Assure la mise à jour et le suivi des tableaux de bord dans son domaine (tableau de suivi des achats, tableau de suivi des contrats cadres et MR annuelles, …) ;
• Rédige les documents de commandes et/ou de contrats, et assure le suivi du respect des engagements contractuels (fournitures livrées, prestations effectuées…) ;
• Assure la planification de la réception des commandes avec les interlocuteurs sur place en prenant en compte les délais de livraison ;
• Réalise la passation des commandes, en assure le suivi et les relances éventuelles suivant le planning ;
• Traite les litiges et contentieux (recherche de causes et refacturation) ;
• Prépare les pièces pour les audits ;
• Participe aux dossiers transverses ;
• Met en place des listes de prix par marché et par secteur d’activités en lien avec les besoins de la base ;
• Fait le suivi des contrats ou accord-cadre avec les fournisseurs ou prestataire.
4. Gestion d’un outil de E-Procurement (ERP)
• Met en application les consignes et recommandations liées au déploiement du logiciel ERP ;
• Fait un compte rendu détaillé des difficultés rencontrées lors de l’utilisation du logiciel ERP ;
• Assure la création des demandes d’achat ;
• Assure l’émission et la réception des cotations fournisseurs pour sélection ;
• Assure la gestion et l’envoi des Bons commandes aux fournisseurs ;
• Assure la validation des réceptions dans l’outil, le rapprochement avec les factures fournisseurs, ainsi que la transmission du dossier en paiement.
5. Reporting / Archivage
• Participe à la rédaction du rapport mensuel logistique ;
• Collecte et compile les divers documents utilisés lors de chaque activité ;
• Constitue et archive les dossiers d’achats en fonction des règles et procédures de Médecins du Monde ainsi que des bailleurs de fonds
(archivage physique et numérique) ;
• Reporte toutes les informations jugées utiles concernant l’achat au Coordinateur logistique (évolution des prix, disponibilité des articles, …).
6. Participation aux réunions
• Participe aux réunions régulières du département ;
• Participe aux réunions ponctuelles organisées pour les besoins du service / du programme.
NB : La liste de tâches ne se veut pas exhaustive et d’autres tâches pourront être demandées par le supérieur hiérarchique selon les besoins du programme. Par ailleurs, il est attendu de la part du /de la Chargé.e Logistique-Achats un certain degré de flexibilité et un esprit d’adaptation suivant l’évolution potentielle des contraintes de la mission. Les activités peuvent évoluer en fonction du contexte.
Profil du poste
1. Formation & Expérience:
• Être titulaire d’un diplôme d’études supérieures, de niveau BAC + 2/+3 dans le domaine de la Logistique, du Supply Chain Management ou tout autre domaine connexe, sciences de gestion, sciences techniques, avec un intérêt certain pour la logistique.
• Avoir une expérience: o De 3 ans minimum à un poste similaire ; o Significative dans les procédures d’achats des bailleurs humanitaires, en
approvisionnement de médicaments et gestion de stock; o Pertinente dans le domaine humanitaire ; o pratique avec un outil de EProcurement (ERP). La connaissance de SAP serait un plus.
2. Savoir être:
• Excellentes capacités d’apprentissage, d’organisation, d’anticipation et de coordination ;
• Capacité à travailler à un rythme soutenu et dans le respect des échéances imposées ;
• Rigueur et autonomie ;
• Réactivité et flexibilité ;
• Capacité à prendre des initiatives ;
• Aptitude à pouvoir travailler en équipe et dans un environnement multiculturel et pluridisciplinaire ;
• Bon relationnel, savoir communiquer et travailler en équipe (interculturelles et multidisciplinaires), avec des multiples interlocuteurs.
3. Savoir faire:
• Formateur
• Maîtrise de toutes les étapes de la chaine d’approvisionnement ainsi que des méthodologies d’évaluation et de capitalisation de la chaine
d’approvisionnement;
•Production de statistiques et de données pour des propositions de projet et rapports.
4. Informatique :
• Maîtrise du Pack Office
5. Langues :
• Français courant
• La maîtrise de l’anglais est un atout.
Dossiers de candidature
Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur dossier de candidature (Un curriculum vitae actualisé avec trois références et une lettre de motivation) à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde et envoyé par E-mail à l’adresse suivante
: recrutement.rci@medecinsdumonde.net ou déposé sous pli fermé au bureau de Médecins du Monde sis à Abidjan Cocody -Danga Rue des massiques Villa 68 au plus tard le 22 avril 2024 à 17 heures 00.
Merci d’indiquer en objet de votre e-mail uniquement la mention ” UN.E CHARGE.E LOGISTIQUE -ACHATS ABIDJAN-MDM “. Médecins Du Monde se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures, en raison de l’urgence du besoin. Médecins du Monde ne fait pas payer, à aucune étape de ces recrutements, un quelconque montant aux candidats. Merci de signaler
toutes sollicitations de compensation financière aux autorités compétentes. Médecins du Monde pratique l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes qualifiées sans discrimination. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
NB : Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.