ONU UNICEF RECRUTE DES ASSISTANTS ADMINISTRATIFS

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ONU UNICEF RECRUTE DES ASSISTANTS ADMINISTRATIFS

Responsabilités

1. Gestion des ressources humaines
• Initie, traite, surveille, révise et suit les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines du programme ACP MEAs III, par exemple, le recrutement, le placement, la relocalisation, la promotion, l’évaluation des performances, les révisions de la classification des postes, séparation, formation assurant la cohérence dans l’application des réglementations et des procédures.
• Saisir, tenir à jour et certifier les données administratives et les dossiers sur le temps et les présences, l’évaluation du rendement, etc. dans les systèmes d’information électroniques.
• Examiner les réclamations et les rapports liés aux droits.
• Fournit des conseils et des orientations au personnel en ce qui concerne les procédures, processus et pratiques administratifs, en assurant la liaison avec les services administratifs centraux si nécessaire.
• Maintient et révise les tableaux de dotation organisationnels; imprime et examine les rapports du SIG.

2. Budget et finances
• Surveille l’état des dépenses et des affectations via le SIG, enregistre les variations, met à jour les tableaux budgétaires.
• Consolide les données reçues et fournit un appui au personnel de niveau supérieur en ce qui concerne les examens budgétaires des organes intergouvernementaux et d’experts pertinents.
• Examine l’état des dépenses pertinentes et compare avec le budget approuvé.
• Examiner les demandes de biens et de services pour s’assurer (a) que les bons objets de dépense ont été facturés et (b) la disponibilité des fonds.
• Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget.
• Prépare des tableaux statistiques et des rapports financiers standards.

3. Administration générale
• Prépare, traite et suit les arrangements administratifs et les formulaires liés aux voyages officiels du personnel.
• Rédige la correspondance courante.
• Tient à jour les dossiers des règles, règlements, instructions administratives et autres documents connexes.
• Maintient à jour les dossiers de l’unité de travail (papier et électronique).
• Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins, par exemple, programme de voyage opérationnel ; surveiller les comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique; identification des besoins en bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organiser et coordonner les arrangements administratifs pour les séminaires, les conférences et les traductions.

4. Administration des contrats
• Aide à l’administration quotidienne des contrats entre le Secrétariat de la Convention d’Abidjan et les prestataires externes pour les services externalisés.
• Vérifie les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par l’entrepreneur et approuvés par le Secrétariat de la Convention d’Abidjan.
• Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris : les laissez-passer de terrain de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.

Compétences

PROFESSIONNALISME : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer la connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et des ressources humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.

TRAVAIL D’ÉQUIPE : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.

PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.

Formation

Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.

La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Réussite du test d’évaluation de l’appui administratif (ASAT) en anglais au siège des Nations Unies (UNHQ), à la Commission économique pour l’Afrique (CEA), à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale (ESCWA), à l’Office des Nations Unies à Genève (ONUG), L’Office des Nations Unies à Vienne (ONUV), le Tribunal pénal international pour le Rwanda (TPIR) ou le Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie (TPIY) peuvent être acceptés à la place du GGST.

Le GGST est administré aux candidats au besoin avant l’administration d’une évaluation écrite et / ou d’un entretien.

Expérience professionnelle

Un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans les services administratifs, la communication, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis.

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