Interpeace recrute Assistant (e) Administratif (ve)

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Interpeace recrute Assistant (e) Administratif (ve)

Titre du poste: Assistant (e) Administratif (ve)
Reporte au : Responsable administration et de finances, Afrique de l’Ouest
Unité: Operations Globales Lieu d’affectation:
Abidjan, Côte d’lvoire
Grade: L2 S1
Type de Contrat: Contrat à durée Déterminée de 12 mois, renouvelables en fonction de la disponibilité des fonds et de la performance
Horaires de travail: Plein temps
Contexte
Interpeace est une organisation internationale de consolidation de la paix qui soutient des initiatives de consolidation de la paix menées localement et dans le monde entier. Interpeace adapte son approche à chaque société et veille à ce que le travail soit mené localement. En collaboration avec des partenaires locaux et des équipes locales,
Interpeace développe conjointement des programmes de consolidation de la paix et aide à mettre en place des processus de changement qui relient les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté internationale. En tant que partenaire stratégique des Nations Unies,
Interpeace a son siège à Genève, en Suisse, et possède des bureaux dans le monde entier. Pour plus d’informations sur Interpeace, veuillez visiter www.interpeace.org
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Position dans l’organisation
LAssistant(e) Administratif(ve) est membre de lunité des Operations Globales, qui englobe la finance, ‘informatique, l’administration, le juridique, l’audit interne et les Ressources Humaines. L’unité des Operations Globales est dirigée par le/la
Directeur(rice) de l’unité à Genève. Les membres de l’équipe sont basés dans différents endroits du monde, notamment en Bosnie, en Côte d’lvoire, au
Guatemala, en Suisse, au Kenya, en Tunisie, au Mali et au Burkina Faso. Sous la supervision du
Responsable de l’Administration et des Finances pour l’Afrique de l’Ouest, lAssistante Administrative travaille avec l’équipe programme et des opérations de l’Afrique de l’Ouest pour créer une administration plus efficace qui répond aux besoins de toutes les unités au bureau d’Abidjan. I1/Elle supervise le chauffeur et la technicienne de surface, collabore selon les besoins avec les partenaires locaux d’Interpeace de la région, et leur équipe administrative en particulier.

Objectif et vue d’ensemble
LAssistant(e) Administratif(ve) apporte un soutien administratif général afin d’assurer une gestion harmonieuse et efficace des activités administratives dans le bureau d’Abidjan. Il s’agit notamment de gérer et classer les autorisations de voyages et les réservations, aider à l’examen des demandes de remboursement. l/elle coordonne la logistique des événements et/ou des ateliers pour le bureau d’Abidjan. 2 L’Assistant (e) administratif (ve) est responsable de façon optimale des opérations administratives quotidiennes liées à la gestion de l’information, à la logistique et à l’approvisionnement du bureau d’Abidjan. Le poste assure la liaison avec des fournisseurs et prestataires de services externes. En collaboration avec l’équipe des Opérations, I’Assistant(e)
Administratif(ve) facilite la capacité de l’équipe du programme à gérer et à organiser le bureau efficacement et professionnellement en s’assurant que l’archivage est fait correctement, en mettant en oeuvre les procédures administratives, les plans et les contrõles, en traitant les questions administratives, en préparant et initiant le processus d’approvisionnement pour les services et biens couramment utilisés par le bureau (par exemple les compagnies aériennes, les taxis, les fournitures de bureau). Et également en procédant au lancement du processus annuel de sélection des fournisseurs. I1/Elle gère les activités administratives liés à l’intégration des nouveaux employés et lorsque ceux-ci quittent Interpeace, apporte un soutien aux Finances en prenant en charge la gestion du Petty Cash. Ce poste est un poste local basé à Abidjan

Responsabilités
Täches spécifiques
Gestion du bureau et de l’information
Assurer la liaison avec la gestion du bátiment loué et les autres services techniques concernés (télécommunications, services électroniques etc.), ce qui implique de s’assurer que les factures téléphoniques et Internet sont à jour et initier les paiements. Maintenir un système de classement des dossiers à jour, à la fois électronique et physique sur l’application FSD. Ceci inclus les fichiers liés à l’administration et aux finances
Coordonner les activités et les opérations du bureau afin de garantir ‘efficacité et le respect des politiques de l’organisation Coordonner les questions générales de réparation et d’entretien du bureau (climatisation, sécurité, générateur, nettoyage des tapis, peinture etc…) Gérer le courrier entrant – en tenant compte des questions confidentielles en le copiant et en le faisant circuler si nécessaire Coordonner avec la femme de ménage pour maintenir les es paces du bureau propres et organisés en permanence Recevoir et filtrer les appels téléphoniques entrants Aider à mettre à jour les informations sur les fournisseurs et les listes de consultants de la Côte d’lvoire en coordination avec tous les bureaux et unités, en s’assurant que les processus d’approbation ont été menés à bien Aider à la préparation des contrats de location et de prestation de service au bureau d’Abidjan Coordonner les courriers DHL et les autres courriers sortants. Maintenir à jour la feuille de présence des employées Toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur hiérarchique liés au travail administratif

Administration des Ressources humaines
Apporter un appui dans l’organisation administrative des tests de recrutements (téléchargement des dossiers de candidature, premier tri, envoi des convocations pour les tests écrits et entretiens. 3 Soutenir l’intégration des nouveaux employés en obtenant des cartes de visite et en mettant en aménageant l’espace de travail du nouveau membre du personnel Suivi de la préparation et archivage des TimeSheets auprès du staff

Logistique
Maintenir une bonne communication avec l’équipe de programme et les parties prenantes concernées au sein des communautés ciblées par le programme
Soutenir l’organisation logistique des activités communautaires, des ateliers, des groupes de discussion, des formations et des autres activités du programme en Côte d4ivoire y compris mais sans se limiter seulement qu’aux réservations de billets d’avion, l’hébergement, la diffusion des documents de suivi aux participants et la coordination des transferts à l’aéroport.
Demander à l’équipe des finances le traitement de r’indemnité journalière de subsistance (DSA) et des frais de route pour les participants aux ateliers et les activités du projet Aider à la préparation des contrats de location de voiture pour les activités du
Programme Communiquer toutes les dispositions logistiques au personnel du bureau d’Abidjan.
Coordonner l’acquisition des visas et l’hébergement, ce qui inclus la rédaction de lettres d’invitation et la constitution des dossiers pour les consultants, les partenaires et le personnel d’Abidjan. Superviser les besoins de transport du bureau tout en tenant compte des coûts, y compris la préparation des bons de taxi tout en s’assurant qu’il a été autorisé Soutenir le personnel sur certaines questions administratives et logistique en cas de besoin Faire les photocopies des documents et faire la reliure si nécessaire.
Approvisionnement et Administration des finances
Assurer l’approvisionnement en temps utile et de manière efficace des biens aider à la préparation du processus d’approvisionnement coordonner la réception, évaluer les offres ou des propositions de biens, de services ou de travaux Aider à tenir à jour les informations sur les listes de fournisseurs privilégiéS en coordination avec l’unité de programme en vérifiant que les processus d’approbation ont été menés à bien Aider à la préparation et à la gestion des contrats de services et des bons de commande fournisseurs en liaison avec le Chargé d’Appui aux Opérations. Veiller à ce que les autorisations nécessaires soient accordées conformément àla politique des achats. Assurer de solides partenariats avec les fournisseurs et les consultants Soumettre les dossiers d’achats, les contrats et les LPOs pour traitement et paiement.
S’occuper de toute autre tâche pouvant lui être assignée par le superviseur Assurer la gestion de la petite caisse (Petty Cash) du bureau d’Abidjan.
Préparer la réconciliation du Petty Cash sur une base mensuelle et faire valider par le superviseur
Champ d’application et impact
Les responsabilités et les objectifs sont assignés avec une latitude minimale pour la prise de décision administrative en utilisant des directives définies par le/la supérieur(e) hiérarchique, les politiques et les procédures institutionnelles et les directives administratives. Les 4 problèmes inhabituels sont discutés avec le/la supérieur(e) hiérarchique pour clarification, conclusion Le travail mené par ‘Assistant(e) Administratif(ve) a un impact sur tous les employés et par tenaires en Côte d’lvoire

Planification et mise en ceuvre
Informer et mettre en oeuvre le plan de travail administratif pour le Bureau Interpeace d’Abidjan
Exécute les politiques et processus administratifs pour le Bureau Interpeace d’Abidjan
Qualifications
Education Etre titulaire moins d’un Bac + 2/3 dans un domaine relatif aux compétences exigées (Assistanat de Direction, Secrétariat de direction,
Administration, Logistiques, ou tout autre diplôme équivalent.
Compétences
Solide maitrise des outils informatiques (programmes MS Office, Word et Excel). La maitrise de Microsoft Access sera considérée comme un plus Français courant; compétences en anglais oral et écrit considérées comme un plus. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec succes et a adopter des comportements et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires. Excellente capacité à interagir avec les gens avec respect et tact Excellente capacité à traiter des informations confidentielles et/ ou des problèmes en faisant preuve de discrétion et de discernement Flexibilité et capacité à gérer différentes tâches en même temps ainsi qu’une charge de travail importante sous des contraintes de temps Solides compétences organisationnelles et multitâches Démontrer un engagement envers les valeurs et les principes de travail d’lnterpeace à la fois au sein de l’équipe d’lnterpeace et à l’extérieur Disposer d’une capacité à travailler de manière autonome et sous pression Etre ouvert, créatif, flexible et orienté vers la recherche de solutions lorsqu’un probleme se pose Etre de bonne intégrité et forte sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge

Compétences d’Interpeace o Collaboration & capacité à tisser des liens o
Communication o Orientation vers les résultats o
Adaptabilité et apprentissage continu o Respect de la diversité
Comment postuler
Les candidats intéressés et qui remplissent les conditions sont invités à soumettre leurs dossiers par courrier électronique à l’adresse suivante recruitment-wa@interpeace.org au plus tard le 28 janvier 2022. Pour que votre candidature soit prise en considération, la mention » Assistante
Administrative Abidjan » doit figurer dans l’objet du courriel de candidature et le dossier de candidature devra comprendre obligatoirement

Un curriculum vitae complet Une lettre de motivation Un document retraçant les réponses aux questions suivantes: I. Avez-vous déjà fait l’objet d’une condamnation pénale ou d’une sanction pénale ou administrative par une autorité compétente ? Dans l’affirmative, veuillez préciser
II. Avez-vous déjà été licencié ou séparé (par exemple, résiliation de contrat, licenciement, nonrenouvellement) ou soumis à une mesure ou une sanction disciplinaire par votre employeur pour fraude, harcèlement moral, harcèlement sexuel, exploitation ou abus sexuel ? III. Avez-vous déjà démissionné alors que vous faisiez l’objet d’une enquête ou d’une procédure disciplinaire ? Ce document doit comporter à la fin la déclaration d’accord suivante:*Je confirme l’exactitude des informations fournies, étant entendu qu’Interpeace procédera à une vérification des références pour controler les informations pertinentes. Je comprends que si des informations fausses ou trompeuses sont fournies dans ma candidature, ou si des faits matériels sont supprimés, je ne peux pas être employé, ou si je suis employé, je peux être licencié. Interpeace valorise la diversité au sein de son personnel et vise à atteindre l’égalité des sexes à la fois par la parité à tous les niveaux de l’organisation et par la promotion de la dimension de genre dans tous ses travaux. Les candidatures féminines, masculines ainsi que celles des personnes handicapées sont fortement encouragées. Veuillez noter qu’en raison du nombre élevé de candidatures, SEULS les candidats présélectionnés seront contactés pour les prochaines étapes.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à recruitment-wa@interpeace.org